仓库的入库单传递到采购部结算发票符合内控要求吗?
解答:
不符合内控要求,原因如下:
一、职责分离
1、采购与验收分离:采购部门负责采购合同的签订、采购订单的下达等采购业务,而仓库验收部门负责对采购物资的数量、质量等进行验收并开具入库单。若入库单直接传递到采购部,采购部门既负责采购又负责验收,违背了不相容岗位相互分离的原则,可能导致采购人员与验收人员相互勾结,虚报采购数量、质量等,给企业带来损失。
2、采购与付款分离:采购部门负责采购业务,财务部门负责付款审核和结算。入库单作为付款的重要依据之一,应传递给财务部门,由财务部门与采购合同、发票等进行核对,确保付款的真实性和准确性。若入库单传递到采购部,采购部再将相关单据传递给财务部,中间环节存在信息被篡改或遗漏的风险,不利于财务部门对付款业务的有效监控。
二、相互制约和相互监督
1、仓库与采购部相互制约:仓库验收物资并开具入库单,采购部根据采购合同和订单进行采购,两者相互独立。仓库的入库单应直接传递给财务部门,由财务部门与采购部的采购合同、订单等进行核对,这样可以形成仓库与采购部之间的相互制约,防止采购部门虚报采购数量、价格等问题。
2、财务与采购部相互监督:财务部门在付款审核过程中,需要对采购发票、入库单、采购合同等进行严格审核。若入库单直接传递到采购部,财务部门无法及时获取准确的入库信息,难以对采购业务进行有效的监督,可能导致财务数据不真实、不准确,增加企业的财务风险。
三、正确流程
1、验收环节:仓库收到采购物资后,应组织相关人员根据采购合同和采购申请的要求,对物资的名称、规格、型号、数量、质量等进行逐一核对,验收合格后填写验收报告并签字确认,同时开具入库单。
2、单据传递:仓库开具的入库单一式多联,其中一联留存仓库作为库存管理的依据,一联传递给财务部门作为付款审核的依据,一联传递给采购部门作为采购业务的记录。
3、付款审核:财务部门收到入库单后,与采购合同、采购发票等进行核对,确保采购业务的真实性和合规性,然后根据审核无误的单据办理付款结算手续。